Privacy Policy

Who operates KilometerProof

KilometerProof is operated by Daniel Tougas, 79 rue des Érables, Lebel-sur-Quévillon, Quebec J0Y 1X0, Canada.

Person responsible for the protection of personal information
Owner, KilometerProof
[email protected]

Write to this address with any question about your personal information, or to exercise the rights described below.

What we collect

What you enter: odometer values, the classification of each trip (business or personal), your notes, and your vehicle details.

What the app captures when you record a reading: the odometer photograph, when you take one; the GPS position; the date and time.

Account information: username, display name, email address, account type, and the company you are attached to, if any.

Technical information: your device model, its operating system, and the app version, recorded with each reading and each session. This is used for diagnostics and support and is stored in our own infrastructure. We use no third-party analytics or tracking tools — no Google Analytics, no Firebase, no Sentry, no equivalent.

Permissions we ask for

Camera — to photograph the odometer, only at the moment you take a photo.

Location — to timestamp and locate a reading, which is what gives it evidentiary value. No position is recorded outside the moment of a reading. The app does not track your movements in the background.

You may decline these permissions. The app remains usable with manual entry, producing a less substantiated log.

Automatic reading of your photographs

This section matters. Read it before using the photo feature.

When you photograph your odometer, the digits are not read on your device. The photograph is transmitted for analysis.

1. The photograph is reduced in size on your device.
2. It is transmitted to our server, hosted by Supabase, together with your session identifier — this is how we know the request is genuinely yours.
3. Our server transmits it to Anthropic PBC, a company established in the United States, whose artificial intelligence service reads the digits and returns the value to us.

What is transmitted to Anthropic: the reduced photograph, together with a generic question about the value displayed. No identifier relating to you is included in that transmission — not your name, not your account, not your GPS position, not your device data. Your session identifier goes no further than our own server.

Important — the image is reduced but not cropped. What is transmitted is the entire photograph as you framed it. If your framing includes the cabin, a person, a licence plate, or the street, those are transmitted along with the odometer. Frame the odometer alone. If you would rather no image left your device, use manual entry: it produces a fully valid reading.

The provider's terms. The analysis is performed under Anthropic's commercial terms for its application programming interface. Under those terms, transmitted content is not used to train their models, and data is deleted from their systems after a limited period, except where legally required or where their usage policies are enforced. These terms are Anthropic's and may change; consult their documentation for the current version.

Where your data is hosted

Your readings, photographs, and account information are hosted on Supabase infrastructure, in the Canadian ca-central-1 region.

Disclosure outside Quebec. You have the right to know whether your information is communicated outside Quebec. It is, in the following cases:

Although the data is hosted in Canada, these providers are companies established in the United States and may be subject to United States law.

What we do not do

• We do not sell your personal information.
• We do not share it for advertising purposes.
• We use no third-party tracking or analytics tools.
• We do not look at your photographs or positions for any purpose other than operating the service and providing the support you request.

Company accounts — who sees what

If you are attached to a company account, the company has access to the business readings recorded on the company vehicles assigned to you.

The company never has access to your personal readings — not on its vehicles, not on your own. This separation is enforced at the database level.

Retention

Your data is kept for as long as your account is active.

The obligation to keep your tax records — at least six years according to the Canada Revenue Agency — is yours personally. Export and keep your reports. KilometerProof is not your legal archivist.

Your rights

You may request access to your personal information, its correction, its deletion where the law provides for it, its communication in a structured format (portability), and the withdrawal of your consent.

Write to [email protected] from the email address on your account. We respond within 30 days of receiving your request, as Quebec law requires.

Deleting your account

Write to [email protected] from the email address on your account, asking for deletion. The request is processed within 30 days.

What is deleted: your account, your personal vehicles, your personal readings, and your photographs.

What is kept: if you are or were attached to a company account, the business readings recorded on that company's vehicles remain its own company records; your account is detached from them.

Export your reports before requesting deletion. Nothing is recoverable afterwards, and the six-year retention obligation remains yours.

Privacy incidents

In the event of an incident presenting a risk of serious injury, we notify the individuals concerned and the Commission d'accès à l'information du Québec, and we maintain an incident register, as the law requires.

Changes

We may modify this policy. The last-updated date appears at the top of this page. Significant changes are signalled in the app.

Dernière mise à jour : 1^er août 2026

Qui exploite KilometerProof

KilometerProof est exploité par Daniel Tougas, 79, rue des Érables, Lebel-sur-Quévillon (Québec) J0Y 1X0, Canada.

Responsable de la protection des renseignements personnels
Propriétaire, KilometerProof
[email protected]

Écrivez à cette adresse pour toute question relative à vos renseignements personnels ou pour exercer les droits décrits plus bas.

Les renseignements que nous recueillons

Ce que vous saisissez : les valeurs d’odomètre, la classification de chaque déplacement (affaires ou personnel), vos notes, les renseignements de votre véhicule.

Ce que l’application capte au moment d’un relevé : la photographie de l’odomètre lorsque vous en prenez une, la position GPS, la date et l’heure.

Renseignements de compte : nom d’utilisateur, nom d’affichage, adresse courriel, type de compte et, le cas échéant, l’entreprise à laquelle vous êtes rattaché.

Renseignements techniques : le modèle de votre appareil, son système d’exploitation et la version de l’application, enregistrés avec chaque relevé et à chaque session. Ils servent au diagnostic et au soutien, et sont conservés dans notre propre infrastructure. Nous n’utilisons aucun outil d’analyse ni de suivi tiers — ni Google Analytics, ni Firebase, ni Sentry, ni équivalent.

Les autorisations que nous demandons

Appareil photo — pour photographier l’odomètre, uniquement au moment où vous prenez une photo.

Position — pour horodater et localiser un relevé, ce qui lui donne sa valeur probante. Aucune position n’est enregistrée en dehors du moment d’un relevé. L’application ne suit pas vos déplacements en arrière-plan.

Vous pouvez refuser ces autorisations. L’application demeure utilisable en saisie manuelle, avec un registre moins étayé.

La lecture automatique de vos photographies

Cette section est importante. Lisez-la avant d’utiliser la fonction photo.

Lorsque vous photographiez votre odomètre, la lecture des chiffres ne se fait pas sur votre appareil. La photographie est transmise pour analyse.

1. La photographie est réduite en taille sur votre appareil.
2. Elle est transmise à notre serveur, hébergé par Supabase, avec votre identifiant de session — c’est ce qui nous permet de savoir que la demande vient bien de vous.
3. Notre serveur la transmet à Anthropic PBC, entreprise établie aux États-Unis, dont le service d’intelligence artificielle lit les chiffres et nous retourne la valeur.

Ce qui est transmis à Anthropic : la photographie réduite, accompagnée d’une question générique sur la valeur affichée. Aucun identifiant vous concernant n’est joint à cet envoi — ni votre nom, ni votre compte, ni votre position GPS, ni les données de votre appareil. Votre identifiant de session ne dépasse pas notre propre serveur.

Important — l’image est réduite mais n’est pas recadrée. Ce qui est transmis est la photographie entière telle que vous l’avez cadrée. Si votre cadrage inclut l’habitacle, une personne, une plaque d’immatriculation ou la rue, ces éléments sont transmis avec l’odomètre. Cadrez l’odomètre seul. Si vous préférez qu’aucune image ne quitte votre appareil, utilisez la saisie manuelle : elle produit un relevé pleinement valide.

Conditions applicables chez le fournisseur. L’analyse est effectuée dans le cadre des conditions commerciales d’Anthropic pour son interface de programmation. Selon ces conditions, le contenu transmis n’est pas utilisé pour entraîner leurs modèles, et les données sont supprimées de leurs systèmes après une période limitée, sauf obligation légale ou application de leurs règles d’usage. Ces conditions relèvent d’Anthropic et peuvent être modifiées; consultez leur documentation pour la version en vigueur.

Où vos données sont hébergées

Vos relevés, vos photographies et les renseignements de votre compte sont hébergés sur l’infrastructure Supabase, dans la région canadienne ca-central-1.

Communication hors Québec. Vous avez le droit de savoir si vos renseignements sont communiqués à l’extérieur du Québec. Ils le sont, dans les cas suivants :

Bien que les données soient hébergées au Canada, ces fournisseurs sont des entreprises établies aux États-Unis et peuvent y être soumis à leur droit national.

Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.
• Nous ne les communiquons pas à des fins publicitaires.
• Nous n’utilisons aucun outil de suivi ou d’analyse tiers.
• Nous ne consultons pas vos photographies ni vos positions à des fins autres que le fonctionnement du service et le soutien technique que vous sollicitez.

Comptes d’entreprise — qui voit quoi

Si vous êtes rattaché à un compte d’entreprise, celle-ci a accès aux relevés d’affaires enregistrés sur les véhicules de l’entreprise qui vous sont attribués.

L’entreprise n’a jamais accès à vos relevés personnels, ni sur ses véhicules, ni sur les vôtres. Cette séparation est appliquée au niveau de la base de données.

Conservation

Vos données sont conservées tant que votre compte est actif.

L’obligation de conserver vos registres fiscaux — au moins six ans selon l’Agence du revenu du Canada — vous incombe personnellement. Exportez et conservez vos rapports. KilometerProof n’est pas votre archiviste légal.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, leur rectification, leur suppression dans les cas prévus par la loi, leur communication dans un format structuré (portabilité), et le retrait de votre consentement.

Écrivez à [email protected] depuis l’adresse courriel associée à votre compte. Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande, conformément à la loi québécoise.

Supprimer votre compte

Écrivez à [email protected] depuis l’adresse courriel associée à votre compte, en demandant la suppression. La demande est traitée dans les 30 jours.

Ce qui est supprimé : votre compte, vos véhicules personnels, vos relevés personnels et vos photographies.

Ce qui est conservé : si vous êtes ou avez été rattaché à un compte d’entreprise, les relevés d’affaires enregistrés sur les véhicules de cette entreprise demeurent ses registres d’entreprise; votre compte en est détaché.

Avant de demander la suppression, exportez vos rapports. Rien n’est récupérable ensuite, et l’obligation de conservation de six ans demeure la vôtre.

Incidents de confidentialité

En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous informons les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information du Québec, et nous tenons un registre des incidents, conformément à la loi.

Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. Les modifications importantes sont signalées dans l’application.